Coretan Anak Kecil

“beteeeeeeeeeeeee bangeeeeeeeeeeeeeet, rapatnya ga beres, bicara ngalor ngidul topiknya gonta ganti yang dulu dah diputuskan mental lagi yang dulu pernah dibicarakan dibicarakan lagi berjam-jam terasa tanpa hasil yang ada saling berdebat kusir hingga lempar tanggung jawab”

Pernah gak sih ngalamin hal kayak gitu ? Kejadian yang engga jarang terjadi di suatu organisasi. Pasti bete banget lah, udah nyempet-nyempetin waktu buat rapat eh taunya ngga efektif. Nah, biar hal itu ngga terjadi sama kamu, kamu kudu nyimak materi yang satu ini… MANAJEMEN RAPAT…
Rapat merupakan kata yang sudah familiar kita dengar terutama di organisasi dimana kita beraktifitas di dalamnya. Bahkan, beberapa di antara kita mungkin sering melakukannya. Sebagai bagian dari sarana komunikasi dalam tim, rapat memiliki peranan yang sangat penting dalam upaya membangun sinergisasi gerak, menentukan arah dan mencapai visi.

Setidaknya ada beberapa alasan kenapa rapat harus dilakukan :

1. Sarana distribusi dan pertukaran informasi
2. Menjalankan peran dan fungsi organisasi
3. Memerlukan prespektif yang berbeda (brainstorming)
4. Untuk pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi antar personal, tim atau bidang
5. Mencari komitmen bersama terhadap suatu keputusan atau kebijakan.
Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsur 5W + 1H, yakni :
1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat
3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
• perlu memberikan persetujuan

• punya keahlian atau informasi yang diperlukan
• punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
• akan melaksanakan keputusan
4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan
5. When, kapan rapat akan diselenggarakan
6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup

Seperti yang kita ketahui, rapat menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam organisasi. Rapat dapat menghabiskan sumber daya manusia dan tenaga. Oleh karena itu, kita perlu menguasai trik-trik untuk mengadakan rapat secara efektif. 

1. Persiapan
Sebelum memimpin rapat, sebagai seorang pemimpin kita harus melakukan persiapan terlebih dahulu. Pada tahap ini kita dapat menentukan beberapa hal, di antaranya : kapan dan dimana rapat akan dilakukan, jadwal dan agenda atau tujuan rapat yang sederhana dan jelas, memberikan pemberitahuan (yang akan di undang rapat harus menerima pemberitahuan sebelumnya), mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang dibutuhkan.

2. Pembukaan
Rapat dimulai tepat waktu dengan sebelumnya menentukan sampai pukul berapa rapat akan dilaksanakan. Alokasikan waktu untuk tiap butir agenda rapat. Tentukan siapa saja yang akan menjadi notulis/ pencatat rapat.

3. Evaluasi kegiatan sebelumnya
Cek perkembangan tugas yang diberikan pada peserta rapat dalam pertemuan sebelumnya. Koreksi agenda rapat sebelumnya.

4. Pembahasan agenda rapat
Untuk setiap agenda rapat, perhatikan agar pemakaian waktu tidak jauh melebihi alokasi waktu yang telah disepakati. Setiap peserta rapat harus memiliki kesempatan yang sama untuk mengemukakan pendapat dan jangan sampai ada pihak yang mendominasi.
Disini kemampuan seorang pemimpin rapat akan diuji. Kemampuan itu akan terlihat dalam hal : kemampuan mendengar dengan aktif, mengetahui persoalan dengan rinci, memandu jalannya diskusi, memotong diskusi yang tidak relevan, mampu menerima kritik , memantau waktu rapat, menyimpulkan hasil rapat dengan sederhana dan mudah dimengerti.

5. Penutupan
Hasil keputusan dibicarakan kembali, buat rencana apa yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya, bagikan tugas pada peserta rapat. Tentukan pula waktu pertemuan selanjutnya bila memang ada.
Seringkali peserta rapat lupa atau kurang komitmen dengan apa yang telah dibicarakan atau telah disepakati bersama. Pekerjaan yang harus dilakukan oleh pemimpin adalah “mengingatkan” hasil hasil rapat dan menjamin pelaksanaan hasil rapat.

Untuk menghindari hal hal di atas, sebaiknya kita melakukan hal hal berikut :
o Membagikan hasil rapat secara tertulis
o Membuat rencana tindakan sederhana dalam suatu lembar (sheet) yang terdiri atas: pekerjaan/aktivitas yang disepakati, oleh siapa, jadwalnya dan status dari kegiatan tersebut (who, to do what, when, and the status)
o Memantau semua aktivitas beserta pelaksanaan dari hasil rapat.
o Hasil pantauan sebaiknya dibicarakan secara singkat pada rapat berikutnya.

Yang tak kalah pentingnya, terdapat komponen-komponen rapat yang dibutuhkan untuk menciptakan rapat yang efektif:

1. Agenda
Agenda rapat sebaiknya diberikan kepada peserta rapat sebelum rapat diadakan. Agenda bisa dibuat setelah tujuan serta peserta rapat ditentukan. Hal yang perlu dicantumkan dalam agenda rapat adalah:
- waktu/tanggal rapat dan perkiraan selesainya rapat
- lokasi rapat
- topic (garis besar dan juga detailnya jika diperlukan)
- alokasi waktu untuk setiap topic

2. Aturan dasar rapat
Beberapa contoh aturan rapat:
- Waktu mulai dan selesai rapat
Untuk memulai rapat pada waktunya, paling mudah dilakukan dengan menutup pintu ruang rapat (kalau ada). Jangan membuang waktu peserta rapat yang datang tepat pada waktunya dengan mengulang diskusi untuk peserta yang terlambat.
- Matikan telepon genggam atau set ke silent mode
Gangguan dari suara telepon dikurangi atau ditiadakan sehingga tidak menyita waktu dari peserta rapat.
- Partisipasi setiap peserta dalam rapat
Peserta rapat biasanya diundang untuk dapat memberikan masukan terhadap topik yang dibahas pada rapat.
- Satu macam pembicaraan setiap saat
Pembicaraan yang terpisah akan mengganggu peserta yang lain. Jika hal yang dibicarakan secara terpisah sangat penting, laporkan kepada pemimpin rapat untuk dibahas secara terbuka.
- Setiap ide adalah ide yang bagus.
Jangan remehkan ide orang lain, tetapi jajaki kemungkinan penerapan dari ide yang disampaikan peserta. Setidaknya hal ini akan menghangatkan diskusi, partisipasi, dan antusiasme peserta.
- Bahas idenya, jangan orangnya.
Kalau ada ide atau pernyataan yang tidak dapat diterima, pastikan supaya didiskusikan dengan baik. Jika perlu klarifikasikan ide tersebut kepada pencetus ide untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman.

3. Pemimpin rapat
Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya ketua organisasi yang bersangkutan. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh ketua. Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yaitu:
- memahami tujuan rapat yang akan diselenggarakan
- mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
- memahami setiap acara rapat
- memahami perencanaan prosedur rapat
- menghubungi notulis rapat
- mengatur petugas konsumsi dan akomodasi (jika ada)
- mempersiapkan perlengkapan rapat
- memeriksa ruangan rapat

Pimpinan rapat yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut :
- berbicara spontan
- mengemukakan gagasan cemerlang
- mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat
- mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan


4. Tentukan petugas pendukung rapat
Petugas-petugas untuk mendukung rapat yang produktif adalah:
- Penjaga Waktu (time keeper)
Sesuai dengan namanya, penjaga waktu memastikan bahwa rapat berjalan seiring dengan durasi rapat yang sudah ditentukan di agenda. Jika ada topik rapat yang belum sepenuhnya dibahas di dalam rapat, peserta rapat harus menentukan apakah perlu diadakan rapat lanjutan atau dibahas secara off-line.
- Penulis (notulis)
Penulis bertugas untuk mencatat ide-ide yang dibahas dalam rapat, termasuk keputusan dan tindak lanjutnya. Notulen rapat dibuat oleh penulis untuk mencatat hal-hal tersebut di atas, terutama untuk memantau tindak lanjut dari keputusan yang diambil dalam rapat.
- ‘Tukang parkir’.
Peran tukang parkir adalah untuk menangkap ide, komentar, atau isu yang ada hubungannya dengan topik rapat tetapi berada di luar cakupan rapat. Topik yang ada di luar cakupan rapat bisa membawa rapat keluar dari jalurnya sehingga tukang parkir perlu memantau rapat dengan cermat agar rapat bisa berjalan sesuai topik yang ada dalam agenda dan memastikan diskusi yang terarah

5. Notulen Rapat (catatan hasil rapat)
Notulen rapat berisi informasi tentang diskusi yang dilakukan selama rapat dan juga keputusan yang diambil oleh peserta rapat. Notulen rapat juga berisi komitmen, langkah, dan tindak lanjut yang perlu dilakukan. Sedikitnya, notulen rapat harus berisi informasi tentang siapa, apa, kapan, bagaimana, dan mengapa. Penulis sebaiknya mengkaji ulang catatan-catatan yang ditulis sebelum rapat dibubarkan untuk memastikan point-point penting sudah tercatat.

6. ‘Tempat Parkir’
Tempat parkir yang dimaksud dalam rapat adalah tempat untuk menyimpan sementara topik, isu atau komentar yang berada di luar topik rapat. Biasanya tukang parkir menulis topik yang berada di luar topik rapat tersebut di selembar kertas dan ditempelkan di tempat parkir. Pada akhir rapat, tukang parkir akan kembali mengemukakan catatan-catatan tersebut dan peserta rapat bisa mengambil keputusan apakah perlu diadakan rapat terpisah untuk membahas topik tersebut atau bisa ditindak lanjuti oleh orang-orang yang terkait tanpa harus mengadakan rapat.

Sepuluh rumus untuk melaksanakan rapat dengan sukses adalah :

1. Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan
2. Rencanakan suatu rapat dengan baik
3. Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat
4. Waktu dan jadwal rapat sangat berharga
5. Kendalikan rapat tersebut
6. Undanglah yang paling berkompetensi dan mempunyai pengalaman
7. Catat semua rekomendasi serta tugas kepada anggota
8. Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan sederhana
9. Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan
10. Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara objektif